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FTAPI Software GmbH - Digitale Interaktion wird zur Königsdisziplin
Die Dachser SE modernisiert ihr zentrales Dokumenten-Management-System (DMS), um für eine durchgängige Verlässlichkeit zu sorgen.
Der Logistiker verfügt über 437 Standorte. Das Europanetz besteht aus Niederlassungen, die durch einen Mix aus Direktfahrten, Plattformen und Hubs täglich miteinander verknüpft sind.
Dachser SE & Co. KG ist nicht nur ein weltweit aktiver Transport- und Logistikdienstleister mit rund 26.500 Mitarbeitern und 5,64 Mrd. Euro Umsatz, sondern auch einer der größten IT-Arbeitgeber und Software-Entwickler im Allgäu. Denn das informationstechnische Herz, das alle 76 deutschen und 428 weltweiten Standorte sowie angeschlossenen Kunden und Partner versorgt, schlägt am Hauptsitz in Kempten. Aktuell führt das Unternehmen hier gleich mehrere IT-Projekte im laufenden Betrieb durch. Eines davon ist die Ablösung der seit 1996 tief in allen Kernsystemen verwurzelten Archivanwendung Comarch ECM iS (vormals Infostore) durch Kendox Infoshare.
Herbert Egner, Department Head IT-Software Systems, fasst die Ausgangslage des IT-Projekts zusammen: „Im Bereich des Dokumentenmanagements sehen wir uns mit einer Reihe von Anforderungen konfrontiert. Über alle Geschäftsbereiche hinweg fallen jährlich über 75 Millionen Belege an. Diese müssen aus unterschiedlichen nationalen und internationalen Quellen ins DMS-Archiv überführt und allen berechtigten Anwendern, Partnern, Kunden sowie angeschlossenen Systemen wieder zur Verfügung gestellt werden – und das rund um die Uhr. Ergänzend dazu sind zahlreiche gesetzliche Vorgaben aus dem In- und Ausland zu beachten. Nicht nur zur Sicherstellung der Compliance sind wir deswegen auf ein hochverfügbares System angewiesen, damit es im Fall der Fälle weder zu einem Datenverlust noch zu Wartezeiten kommt. Diese zentrale Anforderung ließ sich jedoch mit der 1996/1997 eingeführten Lösung Infostore, heute Comarch ECM iS, aus technischen Gründen nicht realisieren.“
Bei Dachser lohnt sich an dieser Stelle ein Blick auf den Beginn einer mehr als drei Jahrzehnte umfassenden IT-Historie. Denn diese wartet mit einer Besonderheit auf, die zudem eng mit dem Erfolg des Logistikers verknüpft ist: Alle Kernapplikationen zur Vernetzung der vielen Warenströme, Informationen und Verkehrsträger sind Eigenentwicklungen. Bernd Trojan, Team Leader Development Standards bei Dachser, dazu: „Der Grund dafür, warum wir in den Bereichen Transport- und Lagermanagement sowie Data Warehouse keine Kauf-Software einsetzen, ist recht einfach: Als wir uns im Jahr 1987 auf die Suche nach entsprechenden Lösungen machten, gab es schlicht und ergreifend keine, die unseren Ansprüchen genügten. Deswegen haben wir am Hauptsitz in Kempten begonnen, diese auf Basis der damaligen IBM AS/400, heute IBM i, selber zu entwickeln.“ „Domino“ deckt alle Speditionsabläufe ab, die Lagermanagement-Software „Mikado“ ist für alle Prozesse in den Warehouse-Zentren verantwortlich und mit „Othello“ integriert Dachser sämtliche Luft- und Seefrachtsendungen in ein einheitliches System.
Vor rund 20 Jahren traf Dachser die Entscheidung, eine ergänzende Archivanwendung einzuführen. Damit sollte dem steigenden Belegaufkommen mit einer weitreichenden und durchgängigen Digitalisierung begegnet werden, um die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen und für mehr Transparenz zu sorgen. Nach einer Marktrecherche wurde Kontakt mit der damaligen Firma Solitas aufgenommen. Die Implementierung des DMS-Systems Infostore erfolgte kurz danach. Bernd Trojan erinnert sich: „Im Rahmen dieses Projekts lernten wir das Solitas-Team, vertreten durch Kurt Krinner, Gerhard Ehrne und Sighard Kohler, zum ersten Mal kennen und schätzen. Denn deren Wissen – sowohl über das DMS-System wie auch die Möglichkeiten der Integration in unsere eigenen Anwendungen – trug zum damaligen Erfolg der Implementierung bei.“ Bis heute riss der enge Kontakt mit dem damaligen Team nicht ab. Das galt insbesondere dann, als dieses schließlich im Jahr 2004 ein eigenes Unternehmen, die Eks Informatik GmbH, gründeten.“
2014 sollte das tief in allen Systemen verwurzelte DMS-System Comarch ECM iS zugunsten einer höheren Verfügbarkeit durch ein anderes abgelöst werden. Herbert Egner dazu: „Bei der Entscheidungsfindung griffen wir auf die Erfahrungen und das Feedback von Eks zurück.“ Nach einer technischen und kaufmännischen Analyse der zur Verfügung stehenden Lösungen fiel die Entscheidung zugunsten Kendox Infoshare aus – wiederum mit der Eks als Projektpartner. Bernd Trojan kommentiert das Ergebnis: „Wir sind bei der Auswahl, wie bei allen IT-Projekten, neutral vorgegangen. Zwar kamen von den gängigen Lösungen einige in Frage, aber es verfügte keiner der Anbieter über die für die Aufgabe nötigen speziellen, tiefen SAP-, Lotus Notes- und IBM-i-Kenntnisse.“ Gemeinsam wurde die neue Software implementiert. Seit Oktober 2015 läuft sie produktiv und parallel zu Comarch ECM iS.
Innerhalb weniger Monate hat Eks mit dem Rollout des neuen Archivsystems in den USA die erste Anforderung umgesetzt: Aufgrund der dortigen gesetzlichen Vorgaben wird seitdem im Rahmen einer Journaling-Anbindung für Lotus Notes nun jede Mail festgehalten, damit Behörden und Gerichte jederzeit auf die Inhalte zugreifen können.
Bernd Trojan über das Großprojekt: „Seit März 2016 sind wir mit der Migration der Daten vom alten ins neue DMS beschäftigt. Dazu werden zunächst sämtliche Archivierungsprozesse übernommen. Aufgrund der tiefen Verzahnung der bisherigen Archivanwendung in alle anderen Systeme – sowohl unsere eigenen wie auch SAP – gestaltet sich diese Aufgabe alles andere als trivial.“ Dazu müssen die einzelnen Prozesse in allen Anwendungen geprüft werden, ob diese in irgendeiner Weise auf das DMS zugreifen. Trojan geht ins Detail: „Es ist quasi überall eine Abhängigkeit zu weiteren Systemen gegeben: angefangen bei unseren Transport-Management-Anwendungen über einfache Rechnungen, Lieferscheinen und Zollpapiere, Kontoauszüge der Bank und OP-Listen der Buchhaltung bis hin zu den Web-Anwendungen für Kunden und Partner sowie das EDI-System etc. Die Migration besteht demnach nicht nur aus einem einfachen Link auf das neue System, teilweise müssen wir auch die Anwendungen selber anpassen.“ Einen Sonderfall stellt zudem SAP dar, welches nur eigene Schnittstellen zu Archivsystemen kennt. Den Zugriff auf die neue Anwendung realisiert Dachser in diesem Fall über dazwischengeschaltete Webservices oder eigene Programme von Eks. Aktuell werden in jedem Bereich Musterprozesse umgesetzt. Beide DMS-Systeme laufen dabei parallel, bereits migrierte Prozesse greifen aber nur noch auf Infoshare zu.
Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.
Herbert Egner zieht ein erstes Fazit: „Bei diesem Projekt von einer Mammutaufgabe zu sprechen, wäre noch untertrieben. Denn es muss nicht nur alles zuverlässig und performant funktionieren, es darf auch zu keinerlei Ausfällen kommen. Im Rahmen dieser ‚sanften Migration’ zahlen sich Zuverlässigkeit, Vielseitigkeit und Flexibilität aus, die wir von unseren Ansprechpartnern bei eks seit mittlerweile 20 Jahren kennen und schätzen." Die Dachser Group SE & Co. KG ... ... ist ein deutsches Logistikunternehmen mit Sitz in Kempten (Allgäu). Gegründet wurde es 1930 von Thomas Dachser. Seit Januar 2005 ist sein Enkel Bernhard Simon Sprecher der Geschäftsführung. Das Unternehmen ist in den Geschäftsfeldern Europalogistik (European Logistics), Luft- & Seefracht (Air & Sea Logistics) sowie Lebensmittellogistik (Food Logistics) vertreten. Im Bereich Kontraktlogistik werden neben dem Transport auch Lagerung und Mehrwertdienstleistungen angeboten. Im Segment Systemlogistik zählt man zu den Weltmarktführern. Bildquelle: Robert Martin/Dachser
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